Notion, powszechnie znany jako „wewnętrzna Wikipedia”, jest przestrzenią, w której zarówno pojedyncze osoby jak i zespoły mogą pracować nas swoimi projektami, planami i pomysłami. Notion jest miejscem, w którym użytkownicy mogą tworzyć wizualizacje, kreować, pisać i współpracować z innymi, aby w efekcie uzyskać świetne pomysły i koncepcje. Notion to narzędzie online stacjonujące w dystrykcie Mission w San Francisco, które pozwala Ci wykonać całą pracę z jednej platformy. Kiedy już zaczniesz działać z Notion, zyskasz swoją własną Wikipedię z nieskończoną ilością informacji, kalendarzem i ze wszystkimi listami dotyczącymi Twoich prac, zarówno skończonych, jak i tych, w których trakcie jesteś. Notion działa na wszystkich systemach operacyjnych, takich jak Android, iOS, Mac, Windows, a także przez przeglądarkę.

Notion: Przestrzeń, w której znajdziesz wszystko, co polepszy Twoją wydajność

Notion składa się z czterech narzędzi w postaci jednej platformy. Są to Notatki i Dokumenty, Baza Wiedzy, Zadania i Projekty oraz Arkusze Kalkulacyjne i Bazy Danych. Notatki i Dokumenty mogą z łatwością zastąpić Google Docs, ponieważ oferują ponad 30 rodzajów mediów do wyboru. Następnie, Baza Wiedzy może przekonwertować całą Twoją wiedzę w czytelne notatki. W obszarze Zadania i Projekty, narzędzia takie jak tablica Kanban, kalendarz i listy pomogą Ci przekierować i efektywnie zakończyć wszystkie zadania. Ostatnie narzędzie, Arkusze Kalkulacyjne i Bazy Danych rejestruje Twoja pracę i śledzi jej postępy. Notion zapewnia system bloczkowy, dzięki któremu możesz tworzyć swoje własne układy oraz zestawy narzędzi, aby efektywniej wykonywać pracę.

Narzędzie Notion stanowi ogromny impuls dla zespołów, ponieważ mogą one z łatwością udostępniać, omawiać i analizować różne zadania i projekty. Ponieważ wszystkie narzędzia znajdują się w jednym miejscu, wymiana i analizowanie pomysłów oraz prac oszczędza mnóstwo czasu, pieniędzy i wysiłku.

Oto jedne z najważniejszych możliwości, jakie daje Notion:

• Narzędzie online Notion jest darmowe i łatwo dostępne na wielu urządzeniach w przeglądarce, na telefonie i komputerze.
• Notion działa na zasadzie bloków, które mogą być w dowolnym formacie, na przykład mogą być tekstem, obrazem, listą kontrolną, listą w punktach czy kodem. Cokolwiek to jest, może zostać przekonwertowane do osobnej strony lub całej bazy danych.
• Notion pomaga ludziom poprawić ich produktywność w dużym stopniu poprzez zapisywanie bardziej wartościowych treści i bycie lepiej zorganizowanym.
• To narzędzie online synchronizuje wszystkie urządzenia użytkownika i jego współpracowników w czasie rzeczywistym, aby polepszyć produktywność.
• Notion ma unikalny edytor, który przearanżuje wszystkie Twoje myśli i codzienne plany i uprości je, abyś mógł pracować z łatwością.
• Notion obsługuje wiele skrótów klawiszowych, dzięki którym możemy zyskać dostęp do wszystkich jego możliwości naraz.
• To narzędzie online posiada zapewniający świetne efekty interfejs edytowania oraz bardzo polecany UX.

Jak to działa

Po zapoznaniu się z podstawowymi możliwościami, jakie daje Notion, spójrzmy, jak działa to narzędzie:

1. Aby zacząć z niego korzystać, klienci muszą najpierw założyć konto za pomocą adresu e-mail.
2. Na początku, Notion będzie wymagał podania podstawowych informacji przez użytkownika.
3. Kiedy użytkownik się zaloguje, Notion uruchomi automatycznie prezentację wstępną dla nowych użytkowników.
4. Po zalogowaniu się, nowy użytkownik może przejść przez tutorial dotyczący stron Notion, aby zrozumieć, co może zrobić za pomocą tego narzędzia.
5. Notion działa za pomocą „bloczków”. Bloczek to dowolny element, który użytkownik chce umieścić na swojej stronie. Może to być lista zadań do wykonania, obrazek, fragment kodu lub osadzony plik. Kiedy użytkownik zacznie na tym działać, może stworzyć pojedynczą stronę, która stanie się pierwszym blokiem.
6. Użytkownicy mogą korzystać z bloczków jakkolwiek chcą. Notion oferuje za darmo 1000 bloczków. Jeżeli na stronie głównej użytkownik będzie miał zbyt wiele bloczków, będzie mógł usunąć wybrane, aby zyskać więcej miejsca.
7. Po ustawieniu wszystkiego, użytkownicy mogą zamieścić takie media jak filmy, zdjęcia, pliki, fragmenty kodu czy pliki audio. To okaże się korzystne dla użytkownika z czasem odkrywania i użytkowania narzędzia.
8. Największą zaletą narzędzia Notion jest to, że użytkownicy mogą personalizować je wedle swoich upodobań.

Zalety i wady

Spójrzmy, jakie zalety i wady ma narzędzie Notion:

Zalety

• Idealna równowaga: Największą zaletą Notion jest to, że zachowuje idealną równowagę pomiędzy wszystkimi narzędziami. Wszystkim czterem narzędziom przywiązuje się równą wagę w kwestii przydatności dla użytkowników.
• Przyjazny użytkownikom: Plusem Notion jest jego przyjazna obsługa dla użytkowników. Nowi użytkownicy Notion z łatwością znajdą się w tym narzędziu online, dzięki instrukcjom otrzymanym po pierwszym zalogowaniu. Obsługa klienta również zapewnia wysokiej jakości pomoc.
• Wszystko-w-jednym: Kolejną zaletą jest to, że w tym narzędziu znajdziecie wszystko w jednym miejscu, więc podczas pracy użytkownicy nie muszą korzystać z wielu różnych narzędzi równocześnie.

Wady

• Brakuje mu odpowiedniej organizacji: Mimo, że to narzędzie nie ma wielu wad, niektórzy użytkownicy skarżą się na brak sposobu na organizację nieplanowanych rzeczy.
• Brak różnorodnych funkcji poczty e-mail: Użytkownicy zgłaszali również zastrzeżenia co do braku różnorodnej obsługi poczty e-mail, która umożliwia rozróżnienie między identyfikatorami służbowymi a osobistymi.

Werdykt

Klienci na całym świecie polecają Notion, ponieważ łączy w sobie różne potrzebne aplikacje w jednym miejscu. To narzędzie może być używane na różnych forach, więc każdy może z niego korzystać w dowolnym miejscu. Notion umożliwia robienie wszystkiego w jednym miejscu, co na pewno zachęci wielu użytkowników na stałe. My również polecamy to narzędzie!

Aha powstało w 2013 roku, która obecnie jest jedną z najszybciej rozwijających się aplikacji planujących produkty i marketing na świecie. Firma oferuje kompletne usługi roadmap razem z organizacją projektów, które klienci mogą wykorzystać do maksimum. Po utworzeniu powiązań, Aha pracuje z firmami nad projektami od początku powstawania konspektów do wydania ich. Obecnie, firma ta współpracuje z ponad 25 tysiącami ludzi na całym świecie. Oprogramowanie Aha pomaga klientom tworzyć roadmapy biznesowe dla ich firm. Oprogramowanie jest niesamowicie przyjazne użytkownikom i jest stworzone w taki sposób, aby pomagać użytkownikom przebrnąć przez informacje, aby spełniali swoje cele w najbardziej produktywny sposób.

Aha – Pomaga klientom osiągać cele z efektywnym oprogramowaniem roadmap

Najważniejsza zasada, wedle której funkcjonuje Aha, jest bardzo prosta. Narzędzie działa z firmami, zwłaszcza liderami projektów, aby skupiać się na różnych celach biznesowych na podstawie obszernych badań i analiz. Roadmapy opracowane przez Aha zapewniają firmom spełnianie ich celów biznesowych. Dużą zaletą Aha jest to, że przywiązuje równą wagę do pracodawców, jak i to pracowników, aby przekazywać ich pomysły na portalu firmy. Zaletą takiego portalu z pomysłami jest uzyskiwanie dostępu przez zarządzających projektem do wielu pomysłów, które mogą się okazać przydatne podczas projektowania roadmapy dla potencjalnych klientów.

Teraz przyjrzymy się dokładniej najważniejszym możliwościom, jakie daje narzędzie Aha:

• Kiedy użytkownik zdecyduje się na korzystanie z Aha, może zacząć od zera lub skorzystać z zapewnionych 6 szablonów. Te szablony są zaprojektowane tak, aby mogły być udostępniane w obrębie produktów.
• Aha udostępnia narzędzia, dzięki którym użytkownicy mogą współpracować blisko z zespołami pracującymi nad różnymi funkcjami, aby tworzyć nowe produkty, śledzić daty wydarzeń i być na bieżąco ze wszystkimi zmianami.
• Inne ważne cechy narzędzia to na przykład tworzenie szablonów, szacowanie pracy, różne wykresy i udostępnianie nowych projektów.
• Po zapoznaniu się z oprogramowaniem do tworzenia map produktów znajdziesz narzędzia, które pomogą Ci pozyskać klientów, działania na pulpicie i współpracę z innymi użytkownikami.
• Klienci mogą także dodawać tagi, załączniki, niestandardowe pola, komentarze i recenzentów, którzy będą nad nimi pracować. Praca z recenzentami daje im nowe pomysły na polepszenie wydajności pracy.
• Dla nowych użytkowników Aha ma przygotowany specjalny pakiet na start, który może być używany, aby określać i realizować swoje cele, wydania i aspekty. Wszystkie z nich mogą być personalizowane i udostępniane w różnych formach, np. zdjęciowych, PDF lub za pomocą bezpiecznej strony internetowej.
• Za pomocą Aha, użytkownicy mogą tworzyć wiele tworzyć wiele rzeczy, takich jak portfolio, strategie, wydania oraz aspekty. Mogą być one dowolnie personalizowane.
• Sekcja analityczna Aha pomaga klientom tworzyć wykresy, dzięki którym mogą ustalić priorytety zadań, śledzić statusy obecnych pomysłów i obserwować ilość funkcji wykorzystywanych przez określony czas.
• Podczas korzystania z sekcji Notebooks, użytkownicy mogą udostępniać ekran pomiędzy sobą. Może on być wysłany także do ludzi niekorzystających z Aha.

Jak to działa

Teraz spójrzmy, w jaki sposób działa narzędzie Aha:

1. Kiedy zalogujesz się na stronę Aha, przejdź do sekcji strategii, w której wybierzesz model biznesowy. Będzie to rama dla Twojej przyszłej pracy. Właśnie z tego poziomu użytkownik decyduje o swojej propozycji wartości, planach na marketing w przyszłości i innych.
2. Następnie, będziesz musiał zdefiniować swoją wizję, co zapoczątkuje Twoją całą strategię. Pomoże Ci to wybrać swój zespół i ustalić jasne założenia pracy.
3. Z ustaloną wizją, narzędzie pomoże Ci pracować nad Twoimi mocnymi, jak i słabymi stronami, z klientami, konkurencją i innymi osobami.
4. Następnym krokiem jest ustalenie, na jakim etapie znajduje się klient. Pozycjonowanie produktów jest bardzo ważne i poinformuje potencjalnych użytkowników narzędzia o jego zaletach.
5. Za pomocą narzędzia Aha użytkownicy mogą tworzyć obraz klienta korzystając z gotowych wzorców. Można dodać opis klientów i dodać osoby o danych cechach. Dzięki temu, poznasz lepiej swoich klientów.
6. Kontrolowanie swojej konkurencji jest dużo prostsze dzięki Aha! Narzędzie pomaga użytkownikom tworzyć kompletne profile swojej konkurencji i dzielić się tymi danymi z zespołem. Dzięki Aha można porównywać takie ważne parametry jak dochody, klienci, przyrost i inne.
7. Kiedy wizja zostanie stworzona, Aha pomaga klientom zdecydować się na konkretne cele i KPI. Kiedy cele zostaną wybrane, narzędzie będzie śledzić postępy w dążeniu do nich.

Zalety i wady

Zalety

• Doskonała obsługa klienta: Dużą zaletą narzędzia Aha jest oferowana przez nich obsługa klienta na najwyższym poziomie. Istnieje wiele platform, na których użytkownik jest świetnie poprowadzony przez obsługę klienta, aby mógł wykorzystać narzędzie jak najlepiej.
• Bardzo funkcjonalne: Narzędzie online Aha jest niezwykle funkcjonalne we wszystkich kwestiach dotyczących zarządzania projektami. Posiada narzędzia z ofertami, zarządzaniem czasem i planowaniem w jednym miejscu. Narzędzie także oferuje wiele rodzajów analizy danych, które tworzą grafy, wykresy i szczegółowe raporty.

Wady

• Zrozumienie jej wymaga czasu: Wadą narzędzia online Aha jest fakt, że przyzwyczajenie się do jego działania może zająć użytkownikom trochę czasu.
• Wysokie ceny: Wysokie ceny narzędzia Aha za marketing i produkty może być problemem dla potencjalnych użytkowników.

Werdykt

Nasz werdykt dla Aha jest pozytywny. Opracowane przez to narzędzie plany zarządzania projektami znacznie ułatwiają małym i średnim firmom tworzenie map produktów, technologii, produkcji, marketingu i doradztwa.

Istnieje sporo narzędzi ułatwiających zarządzanie projektami na rynku. Takie narzędzia umożliwiają śledzenie wszystkich projektów, tworzenie i zarządzanie zadaniami i zespołami oraz analizę postępów poprzez raporty i wykresy. Jednak w większości tych narzędzi brakuje jednej rzeczy – nie biorą pod uwagę punktu widzenia dewelopera.

Mówiąc o punkcie widzenia dewelopera, mamy na myśli narzędzia do zarządzania projektami, które są głównie przeznaczone dla menadżerów i zawierają opcje, które będą dla nich przydatne. Niestety, często brakuje im opcji, które przydałyby się deweloperom. Jeśli chodzi o narzędzie, które pozwala deweloperom na śledzenie ich pracy i synchronizację z innymi deweloperami i zadaniami, większość z nas pomyślałaby o GitHub, prawda? Jednak GitHub nie jest już kompletnym narzędziem do zarządzania projektami!

A co, jeśli istnieje narzędzie, które umożliwia to wszystko? Łączy możliwości, jakie daje GitHub z zarządzaniem projektami, dzięki czemu deweloperzy i menadżerowie będą mogli pracować na tej samej stronie? Takim narzędziem jest Waffle. Narzędzie to łączy GitHub ze wszystkimi przydatnymi opcjami do zarządzania projektami, dzięki czemu pomaga zarówno inżynierom jak i menadżerom dzielić się swoimi pomysłami i śledzić postępy w o wiele prostszy sposób.

Waffle – Zarządzanie projektem zintegrowane z GitHub

Waffle dosłownie może stanowić narzędzie do zarządzania projektami dla deweloperów. Pozwala członkom zespołu współpracować ze sobą w czasie rzeczywistym, śledzić zadania, które są obecnie wykonywane, a także zadania zakończone oraz te do wykonania w przyszłości, równocześnie mając dostęp do repozytorium kodu (GitHub), w którym praca jest ciągle aktualizowana. W rezultacie, każdy członek zespołu może podsumować swoją pracę, oznaczyć zadanie jako wykonane, poinformować o tym współpracowników i zgłosić to menadżerowi za pomocą jednego narzędzia. Bardzo wygodne!

Oto jedne z najlepszych możliwości, jakie daje Waffle:

• Konfigurowalny workflow – Inżynierowie mogą dodawać i usuwać kolumny na swojej tablicy Waffle, aby najlepiej kontrolować pracę zespołu. Waffle oferuje mnóstwo szablonów pracy, z których możesz skorzystać.
• Filtrowanie – Użytkownicy mogą filtrować zadania poprzez etykiety, opisy, kamienie milowe oraz właścicieli, aby było to dla nich jak najbardziej intuicyjne.
• Wiele repozytoriów naraz – Użytkownicy mogą łączyć wiele repozytoriów GitHub na jedne tablicy, widzieć wszystkie aktualne sprawy i wysyłać tyle próśb, ile chcą.
• Zautomatyzowane aktualizacje statusów – Wafflebot, wewnętrzny bot narzędzia Waffle, obserwuje wskazówki w postępach pracy użytkownika i automatycznie aktualizuje status jego pracy.
• Śledzenie postępów przez metryki – dane o wyczerpywaniu się i przepustowości w Waffle pozwalają użytkownikom łatwo zorientować się, czy postępują dobrze.
• Integracja ez Slackiem – Za każdym razem, gdy karta na tablicy użytkownika zostanie przeniesiona, zostanie mu wysłane automatyczne powiadomienie Slack.

Waffle zapewnia masę innych świetnych możliwości. Musisz sam ich wypróbować, żeby w to uwierzyć, więc koniecznie wypróbuj to przydatne narzędzie już dziś.

Jak to działa

Aby zacząć korzystać z Waffle, wejdź na stronę https://waffle.io/ i kliknij w żółty przycisk z napisem „Get Started with GitHub”. Aby używać Waffle musisz albo mieć konto na GitHub albo je założyć.

1. Zaloguj się na swoje konto GitHub
2. Autoryzuj aplikację, aby uzyskać dostęp do informacji i kontynuować
3. Następnie, znajdziesz się na stronie głównej Waffle. Tutaj znajdziesz wszystkie swoje projekty na GitHub. Jeżeli ich nie widzisz domyślnie, możesz albo stworzyć nowy projekt albo wcisnąć przycisk „Sync Projects”, aby pobrać wszystkie swoje dane z GitHub
4. Kiedy już to zrobisz, na Twojej tablicy po lewej stronie pojawią się opcje. Teraz korzystając z nich będziesz mógł zorganizować swoją pracę.
5. Prawy panel na tablicy nazwany tablicą Waffle to miejsce, gdzie znajdziesz niektóre opcje narzędzia, takie jak:
   • Skrzynka odbiorcza: Nowe zagadnienia dodawane na GitHub lub Waffle są automatycznie dodawane do tej kolumny. Świetne miejsce zawierające nowe zapytania, pomysły i problemy.
   • Zaległości: Miejsce do przechowywania dobrych pomysłów na później.
   • Następne: Następne najważniejsze sprawy, które są gotowe do rozpracowania przez członków zespołu.
   • W trakcie: Sprawy, które są aktualnie wykonywane. Zwykle używane dla bieżących zadań. Niektóre zespoły tworzą dodatkowe kolumny dla designu, testu itp.
   • Przegląd: Sprawy, które mają otwarty Pull Request, które są obecnie przeglądane i oddane do oceny dla innych członków zespołu.
   • Gotowe: Sprawy, które zostały wykonane i zakończone. W zależności od Twojego zespołu, to mogą być również zakończone dokumentacje, marketing itp.
6. Możesz dostosować kolumny na tablicy Waffle – możesz je dodawać, usuwać i zmieniać ich nazwy (Ustawienia > Kolumny).
7. Możesz dodawać etykiety na GitHub, aby automatycznie przemieszczać karty na tablicy Waffle albo przesuwać karty na tablicy, które równocześnie zaktualizują etykiety na GitHub.
8. Dodawanie zagadnień również jest proste. Kliknij w przycisk New Issue -> dodaj tytuł -> kliknij „Add” aby dodać nową kwestię.
9. 9. Kiedy ty i twój zespół pracujecie nad zadaniami, możesz przeciągać je i wysyłać zapytania na tablicy, aby sprawdzić ich obecny status.

Kiedy już zaczniesz korzystać z tego narzędzie, z łatwością się do niego przyzwyczaisz w ciągu kilku dni. Oto potęga Waffle – ekstremalna łatwość użytkowania.

Zalety vs wady

Oto największe zalety Waffle:

• Jest bezpłatny dla publicznych repozytoriów
• Łączy dane z GitHub z tablicą Kanban
• Każda aktualizacja jest widoczna w czasie rzeczywistym

Oto wady narzędzia:

• Zarządzanie dużymi projektami z Waffle może być dość trudne

Werdykt

Podsumowując, Waffle jest świetnym narzędziem dla inżynierów, które pomaga im zorganizować pracę i ułatwia synchronizację z zespołem. Łatwo się nauczyć pracy z nim, a jego integralność z GitHubem sprawia, że jest to idealne narzędzie do organizacji zadań.

Rynek narzędzi zarządzania pracą i zespołem wciąż się rozwija. Przez ciągle wzrastającą konkurencję, użytkownicy oczekują coraz więcej w zakresie współpracy od tego typu narzędzi. W sytuacji, gdy coraz więcej nowych graczy wkracza na ten rynek, użytkownicy mają prawo mieć problem z wyborem najbardziej optymalnego dla ich potrzeb narzędzia. Jednak ich wybór jest w istocie naprawdę prosty – jest nim narzędzie, które zaspokoi ich wszystkie bieżące potrzeby, doda kilka nowych funkcjonalności oraz przede wszystkim zmieści się w ich budżecie. Zamiast wybrania „popularnej” aplikacji, na której zespołowi nie będzie wcale tak prosto pracować i która nie będzie zbyt użyteczna, zdecydować się na taką, której działanie zrozumie każdy, jej używanie będzie komfortowe, a wydajność pracy znacząco wzrośnie.

A jeśli mówimy o łatwości obsługi, to ludzie stojący za Asana są w tym prawdziwymi profesjonalistami. Kto lepiej zrozumie, czego potrzebuje typowy użytkownik i jak zyskać jego uwagę, jak nie ludzie stojący za sławą Facebooka? Przedstawiamy Wam Asana, którego pomysłodawcą jest Dustin Moskovitz (były współzałożyciel i lider głównego działu technicznego Facebooka) oraz Justin Rosenstein (współtwórca przycisku „Lubię to” oraz Facebook Pages na Facebooku oraz Gmail Chat i Dysku Google w Google).

Asana – pomaga ludzkości umożliwiając współpracę bez zbędnego wysiłku

Asana opiera się na kilku prostych założeniach:

• zbudowanie miejsca, gdzie wszystkie najważniejsze szczegóły większego dzieła są zorganizowane,
• każda osoba wie, czym zajmuje się cały zespół i dlaczego to robi,
• wprowadzenie jasności i przejrzystości, by umożliwić zespołom współpracę z jak najmniejszymi tarciami i zapewnić tym samym lepsze wyniki,
• wspieranie środowiska, w którym współpraca jest łatwa, a ludzie kochają to, co robią i są za to doceniani.

Te silne założenia utorowały drogę do tego, by Asana stała się jedną z najszybciej rozwijających się firm SaaS w historii („Software as a Service” – „oprogramowanie jako usługa”).

Asana jako narzędzie zarządzania projektami różni się od innych mu podobnych w wielu aspektach. Zapewnia to, że zespoły mogą przenieść swoją pracę od początku do końca na wyższy poziom, wliczając w to: zadania, projekty, rozmowy i panele robocze. Każdy w ramach projektu jest w stanie śledzić postępy bez potrzeby planowania spotkania ewaluacyjnego lub wysyłania e-maili. Funkcjonalności włączające kolejne konwersje do bieżących zadań sprawiają, że podjęcie kolejnych etapów projektu jest łatwiejsze. Dodatkowo, dzięki Asana, możesz zapewnić sobie tylko aktualizacje statusu tego, czym się aktualnie zajmujesz, zamiast być przytłaczanym wielką ilością niechcianych wiadomości.

Jesteśmy przekonani, że masz już pewien obraz tego, co oferuje ta aplikacja, ale dla uporządkowania Twojej wiedzy poniżej zamieszczamy krótki przegląd najbardziej imponujących funkcjonalności Asana:

• Umożliwienie tworzenia i przypisywania zadań, organizowania zadań w ramach wspólnych projektów.
• Sekcje pozwalające dopasowywać przepływy pracy oraz strukturę projektu.
• Przypomnienia ostatecznych terminów pozwolą zakończyć wszystkie zadania na czas.
• Lepsza komunikacja dzięki konwersacjom prowadzonym w ramach pojedynczych zadań lub całego projektu oraz strony zespołu.
• Konfigurowalne widoki dla Twoich zadań, skrzynki odbiorczej, panelu roboczego, kalendarzy, plików, a nawet wyszukiwarka pomagająca ustalać priorytety dla poszczególnych elementów.
• Zarządzanie zespołem zostało usprawnione dzięki przydzieleniu zadaniom liderów, pozwalaniu zainteresowanym osobom śledzić poszczególne zadania i projekty oraz umożliwieniu zespołom współpracować z dostawcami, sprzedawcami i partnerami Asana.
• Bezproblemowa integracja z Dropbox, Chrome, Slack, GitHub, Okta, Google Drive i innymi usługami.

Jak to działa?

Aby rozpocząć korzystanie z Asana, zarejestruj się za darmo korzystając z jednego z linków podanych na stronie głównej. Po zakończeniu rejestracji, zostaniesz poproszony o wypełnienie profilu. Wypełnij podstawowe dane i prześlij swoje zdjęcie, jeśli chcesz. Wypełnij pozostałe informacje, takie jak szczegółowe dane na temat członków zespołu i w końcu przejdź do głównego interfejsu.
Układ strony oraz jej styl jest bardzo prosty i przystępny z wskaźnikami pomocnymi dla początkujących użytkowników. Interfejs został podzielony na 5 głównych sekcji:

1. Lewy pasek boczny umożliwia dostęp do:
   1. Panele robocze – ogólny widok na stan oraz postępy Twoich projektów. Kliknięcie na „Mój panel roboczy” („My Dashboard”) otworzy okienko pop-up, gdzie będziesz mógł dodać/usunąć projekty.
   2. Strony zespołu – główna lokacja dająca dostęp do pracy całego Twojego zespołu. Znajdują się tutaj 2 główne widoki:
      1. Konwersacje – pozwalają udostępniać ogłoszenia całemu zespołowi, dyskutować nad projektami lub celebrować osiągnięcia. Rozpoczęcie konwersacji jest podobne do publikowania postu na Facebooku.
      2. Kalendarz – pozwala menadżerom być cały czas na bieżąco dzięki monitorowaniu postępów prac nad zadaniami przydzielonymi zespołowi. Możesz także dodawać tutaj wydarzenia oraz synchronizować kalendarz zespołu.
   3. Projekty – listy zadań. Kliknięcie na nazwie projektu załaduje go do okna głównego. Ikona składająca się z trzech kropek, przypisana do każdego projektu, zawiera listę dostępnych opcji (zaznacz, użyj jako szablonu, usuń, zarchiwizuj itp.).
   4. Ulubione – dodane do ulubionych projekty, ludzie, tagi lub skonfigurowane widoki dla łatwiejszego dostępu. Ulubione są oznaczane ikoną gwiazdki.
   5. Ostatnie – szybka nawigacja do ostatnio oglądanych elementów. Ostatnie są oznaczone ikoną zegara.
2. Górny pasek umożliwia dostęp do:
   1. Zadania – praca przypisana do Ciebie.
   2. Skrzynka odbiorcza – centrum powiadomień na Asana.
   3. Szybkie dodawanie – do tworzenia zadań, projektów, konwersacji lub zapraszania ludzi.
   4. Wyszukiwanie – zadań, ludzi, konwersacji, tagów lub projektów.
   5. Pomoc – pomocne wskazówki i rady.
   6. Ustawienia i opcje profilu – do przełączania pomiędzy obszarami roboczymi.
3. Nagłówek umożliwia dostęp do:
   1. Ulubione – projekt, zadanie lub aktualny widok.
   2. Opcje dostępu – druk, archiwizacja, usuwanie, eksportowanie itp. Opcje można wyświetlić klikając na strzałce rozwijającej menu.
   3. Zmiana widoku – wybierz widok listy, konwersacji, kalendarza, postępów, plików.
   4. Lista członków projektu.
4. Główne okno to duża sekcja interfejsu na środku, która zawiera szczegółowe informacje na temat elementu wybranego na lewym pasku bocznym. Tutaj także znajdą się wyniki wyszukiwania, powiadomienia ze skrzynki odbiorczej, posty konwersacji i karty projektu panelu roboczego. Główne okno pozwoli Ci:
   1. Dodawać zadania.
   2. Sortować i filtrować listę.
   3. Oznaczać zadania jako wykonane/niewykonane.
   4. Określać termin ostateczny wykonania zadania oraz przypisywać do niego członków zespołu.
5. Prawy pasek boczny pozwoli Ci zobaczyć szczegóły zadania wybranego w oknie głównym. Korzystając z prawego paska bocznego będziesz mógł:
   1. Zidentyfikować projekt, do którego należy zadanie.
   2. Śledzić/Przestać śledzić zadanie.
   3. Dołączać pliki itp.

Asana jest stosunkowo łatwa w zrozumieniu i zastosowaniu w porównaniu do wielu innych narzędzi zarządzania projektami. Bez wątpienia jest to jedna z jej najmocniejszych stron. Oprócz tego, oferuje też kompletną i bardzo użyteczną dokumentację, będącą doskonałym przewodnikiem po dostępnych operacjach i używanej terminologii.

Silne i słabe strony produktu

Czy naprawdę musimy ponownie wymieniać jego mocne strony? Zapraszamy do przejrzenia listy jego funkcjonalności i opisu użytkowania powyżej, by mieć wyobrażenie na temat mocy tego narzędzia.
Jeśli zaś mowa o słabościach, to, jak zazwyczaj w takich przypadkach, wszystko sprowadza się do kwestii ceny. Dla małych zespołów, liczących nie więcej niż 15 osób, podstawowe konto na Asana może być zupełnie darmowe. Użytkownicy mogą zdecydować się na przejście na płatną subskrypcję oferującą jeszcze więcej funkcjonalności. Jej koszt to około 8,5$ miesięcznie na osobę (to około 100$ rocznie na osobę). Można natrafić na oferty promocyjne. Cena jednak wcale nie musi być wielkim problemem, szczególnie dla dużych firm, które chcą ułatwić sobie życie.

• Pozwól swoim zespołom pracować i współpracować bez zbędnego wysiłku dzięki @asana asana.com/ via @MonitoringStron

  Tweetnij to

Podsumowanie

Podsumowując, ciężko znaleźć jakąś usterkę Asana. To bardzo dobre narzędzie oferujące uproszczenie pracy w przystępnej cenie. Jeśli jeszcze tego nie zrobiłeś, sprawdź to sam!

Pojawił się nowy trend na rynku – oprogramowanie do zarządzania projektami. Choć jest już dostępne od dłuższego czasu, to w ciągu ostatnich kilku lat odnotowano gwałtowny wzrost liczby aplikacji online pomagających firmom lepiej zorganizować swoją pracę. W związku z tym, że konkurencja w tej dziedzinie rośnie, praktycznie każdego dnia pojawia się nowe narzędzie do zarządzania projektami, które posiada coś unikalnego i dodatkowego w stosunku do swoich konkurentów.

Weźmy jako przykład Podio. Na pierwszy rzut oka, Podio wydaje się być po prostu kolejnym narzędziem do zarządzania projektami oferującym tworzenie projektów, zarządzanie harmonogramami, współdzielenie pracy itd. Jednak, jak już zaczniesz przyglądać się bliżej tej aplikacji i poznawać bliżej jej funkcjonalności, odkryjesz, że w rzeczywistości posiada też drugie dno, które daje jej być może niewielką, ale zauważalną przewagę nad konkurencją. Warto więc przetestować to oprogramowanie online do zarządzania projektami już dziś i samemu sprawdzić jakie jest naprawdę.

Podio – świeże podejście do współpracowania i organizowania

Podio bazuje na bardzo prostej zasadzie – każdy powinien wiedzieć co ma robić i za co jest odpowiedzialny. Chodzi przede wszystkim o to, by wszystko było jasne i klarowne, przy minimalnym udziale hierarchii i struktury w organizacji. Podio promuje takie podejście jako sposób na poprawę wydajności pracy. Przedkłada praktykę współpracy i równouprawnienia ponad kierowanie i kontrolowanie. Dzięki temu narzędziu, każdy członek zespołu ma pełną swobodę, by pracować tak, jak lubi. Jeśli jesteś liderem zespołu lub menadżerem, nie będziesz musiał męczyć się z przypisywaniem zadań i informowaniem ludzi, czym mają się zajmować. Zamiast z góry zlecać im konkretne zadania, umożliwisz im pracować tak, jak chcą. Wszystkie materiały, które chcesz przekazać swojemu zespołowi, możesz wrzucić bezpośrednio na Podio. W ten sposób dasz im więcej przestrzeni na ich własną kreatywność i zwiększysz produktywność. Prawda, że kusząca wizja?!

Zróbmy krótki przegląd funkcjonalności oferowanych przez Podio:

• Wszystko związane z jednym projektem znajdziesz na jednej stronie (zwanej „pozycją” – „Item”). Obejmuje ona wszystko – od samego tworzenia struktury projektu po zamykanie sprzedaży. Dzięki temu współpraca będzie łatwiejsza i bardziej przejrzysta.
• Wszystkie informacje zawarte na stronie projektu będą aktualizowane w czasie rzeczywistym. Dołączanie plików, przeglądanie statusów, dodawanie opinii i sugestii w komentarzach jest tak łatwe, jak kliknięcie.
• Obsługa wielu różnorodnych podglądów dla każdego projektu – od prostych tabel do dynamicznie się zmieniających zestawień. Sam możesz wybrać widok, który najlepiej zwizualizuje Twoją pracę.
• Tworzenie raportów, byś był na bieżąco informowany zarówno o Twoich własnych postępach, jak i całego projektu. Dzięki temu będziesz mógł się skupić tylko na swoich obowiązkach lub zobaczyć ogólne podsumowanie pracy całego zespołu.
• Śledź swoich klientów i organizuj swój zespół za pomocą wbudowanego w Podio konfigurowalnego CRM.
• Podio może być bez problemu zintegrowane z Dropboxem, Google Drive, Evernote i innymi narzędziami, by stać się jedną platformą łączącą całą pracę Twojego zespołu w jednym miejscu.
• Podio zapewnia bardziej przyjazne zespołowi środowisko pracy poprzez usprawnienie komunikacji i redukcję wewnętrznego mailowania.
• Możesz użyć tej aplikacji w swojej przeglądarce lub na urządzeniu z systemem Android albo iOS.
• Narzędzie oferuje pełne i otwarte API, które pozwoli Ci dowolnie rozbudowywać Podio.
• Prosty interfejs oparty na przeciągnij i upuść zapewnia użytkownikom pełną swobodę bez konieczności jakiegokolwiek programowania.

Najlepsze w Podio jest to, że może współpracować z Citrix. Współpraca z tą zaufaną marką w zarządzaniu projektami i środowiskach pracy zespołowej sprawia, że Podio zyskuje bardzo na wiarygodności.

Jak to działa?

Aby rozpocząć pracę z Podio wystarczy tylko się zarejestrować za darmo klikając na linku dostępnym na stronie głównej narzędzia. Po potwierdzeniu adresu e-mail, zostaniesz przeniesiony bezpośrednio na stronę powitalną, gdzie będziesz musiał wypełnić dane na temat Twojej firmy i członków Twojego zespołu (same adresy e-mail). Następnie zostaniesz przekierowany na stronę, gdzie będziesz mógł tworzyć obszary robocze przypisane do różnych zespołów, działów lub różnych lokacji w Twojej firmie. Sama koncepcja tych obszarów roboczych jest nieco podobna do Java Eclipse IDE.

Podio tworzy na starcie trzy domyślne obszary robocze. Są to: „Project Management”, „Intranet” i „Sales Management”. Każdy z nich zawiera kilka aplikacji automatycznie ustawionych przez Podio. Te aplikacje to nic innego, jak tylko szablony do planowania i tworzenia dowolnych zadań, jak na przykład: spotkania, wysyłki itp. Wszystkie te działania są w Podio nazywane „pozycjami” („Items”). Pozycje są w uproszczeniu interaktywnymi dokumentami, które pozwolą Ci zorganizować Twoją pracę i finalnie doprowadzić do jej wykonania.

Kiedy przejdziesz już przez te wszystkie wprowadzenia, będziesz mógł przystąpić do pracy. Zostaniesz przeniesiony do strony zarządzania projektami, gdzie będziesz mógł stworzyć swój pierwszy projekt i związane z nim pozycje. Twórz raporty i widoki projektu, wysyłaj kolejne porcje postępów w pracy, umawiaj spotkania, planuj zadania – w skrócie, zarządzaj swoją firmą.

Wady i zalety

Podio wydaje się być bardzo fachowym narzędziem oferującym wiele funkcjonalności. Także naturalną koleją rzeczy jest to, że posiada wiele związanych z tym zalet:

• lepsze zarządzanie projektami,
• łatwiejsza współpraca i dzielenie się zadaniami,
• koncepcja obszarów roboczych jest unikalna w kategorii narzędzi do zarządzania projektami,
• prosty interfejs,
• imponujący zestaw funkcjonalności,
• dostępność online, a co za tym idzie możliwość pracy praktycznie z dowolnego miejsca na Ziemi,
• kredyt zaufania (wpływ Citrix).

Jednakże znajdzie się tu też kilka słabszych punktów, które wymagają ulepszeń:

• na samym początku ogromna ilość opcji może trochę przytłaczać,
• ceny mogłyby być nieco niższe, szczególnie dla małych organizacji (przez to w zasadzie nadaje się tylko dla dużych przedsiębiorstw).

• Działaj, współpracuj i lepiej zarządzaj projektami przy pomocy @podio podio.com/ via @MonitoringStron

  Tweetnij to

Podsumowanie

Z funkcjonalnościami wspierającymi zarządzanie projektami, CRM, social intranet, zarządzanie przepływem pracy, zdarzeniami, zespołem, wiadomościami e-mail itp., Podio z pewnością jest jednym z narzędzi, które warto samemu przetestować. Jeśli masz wolne środki finansowe, nie zastanawiaj się za długo. Zarejestruj się, a na pewno nie będziesz rozczarowany.