Calendly – mniej planowania, więcej pracy

Jest takie przysłowie – “Czas to pieniądz” – które odnosi się do każdej osoby i organizacji. Terminy, wysyłanie przypomnień i streszczeń są niezbędne dla utrzymania sprawnego przepływu pracy. Jednak często, planowanie setek spotkań każdego tygodnia może być stresującym zajęciem. Może negatywnie wpłynąć na Twoją produktywność, a co za tym idzie – na dotrzymywanie terminów.

Czy wiesz, że telefonowanie w celu umówienia/ przełożenia lub anulowania spotkania zajmuje średnio około 8 minut? Oznacza to, że zaplanowanie zaledwie siedmiu rozmów może zająć całą godzinę pracy. Jeśli wynagrodzenie pracownika wynosi 20 dolarów za godzinę i spędza godzinę każdego dnia planując spotkania, można spędzić prawie 5.500 dolarów rocznie na samych rozmowach dotyczących planowania.

Dlaczego nie zaoszczędzić wszystkich tych pieniędzy za pomocą automatycznego oprogramowania do tworzenia harmonogramów? Dzięki posiadaniu takiego narzędzia poprawisz również swoją produktywność.
A jeśli zastanawiasz się, które narzędzie wykorzystać do tego celu, mamy idealne rozwiązanie – Calendly.

Calendly – Kompleksowe rozwiązanie wszystkich Twoich potrzeb związanych z planowaniem

Calendly to zautomatyzowane oprogramowanie do planowania, które upraszcza proces ustalania spotkań. Oprogramowanie eliminuje potrzebę wymiany e-maili do poznania harmonogramu każdego uczestnika przed ustaleniem terminu spotkania. Pomoże znaleźć odpowiednie terminy spotkań, które pasują całemu zespołowi, a następnie zaplanować je automatycznie, tak aby nikt nie musiał tracić czasu.

Ustawianie preferencji spotkań

Oprogramowanie oferuje szereg preferencji dotyczących spotkań, które dają użytkownikowi możliwość decydowania o swoim harmonogramie. Na przykład, można ustalić, w ilu spotkaniach chcesz uczestniczyć każdego dnia, a także ile czasu potrzebujesz między spotkaniami. Calendly posiada funkcję o nazwie “dostępne terminy”, która pozwala innym dowiedzieć się o Twoich preferencjach.

Różne typy spotkań

Calendly obsługuje różne typy spotkań, aby sprostać Twoim potrzebom biznesowym. Możesz zaplanować spotkanie zespołu lub spotkanie indywidualne. Możesz również wysłać zaproszenie do wielu gości w przypadku organizowania webinariów. Oprogramowanie pozwala na automatyczne przydzielanie spotkań członkom zespołu w oparciu o różne czynniki, takie jak dostępność, priorytet i słuszność.

Automatyzacja przepływu pracy

Calendly daje możliwość zautomatyzowania wiadomości tekstowych, gdy e-mail jest zapisany, prośba o spotkania uzupełniające, przypomnienia, e-maile z podziękowaniami, ankiety zwrotne i inne.

Analityka

Oprogramowanie zapewnia metryki do śledzenia aktywności harmonogramu, frekwencji i zaangażowania zaproszonych.

Jak to działa?

Calendly ma łatwy w użyciu interfejs, a jego funkcjonowanie można przedstawić w pięciu krokach.

1. Konfiguracja konta

Zarejestruj się za pomocą adresu e-mail lub danych logowania Google i wypełnij wymagane szczegóły. Podczas procesu rejestracji możesz również skorzystać z opcji integracji z Kalendarzem Google.

2. Tworzenie wydarzenia

Wydarzenie odnosi się do dostępnego przedziału czasowego w terminologii Calendly. Interfejs daje Ci przejrzysty wgląd w to, kto widzi Twoje dostępne terminy i jak są one wykorzystywane. Możesz tworzyć różne typy zdarzeń w czasie, gdy jesteś dostępny, a inni mogą wybrać odpowiednie dla siebie terminy. Możesz również ustalić swój tygodniowy harmonogram.

3. Udostępnianie kalendarza

Calendly pozwala na dzielenie się kalendarzem wydarzeń z innymi użytkownikami. Po spersonalizowaniu wszystkich typów wydarzeń w kalendarzu, możesz zaprosić użytkowników do zarezerwowania ich lub dołączenia. Kiedy wyślesz link, użytkownicy będą mogli zobaczyć dostępne terminy i wybrać ten, który im najbardziej odpowiada. Możesz udostępnić link do kalendarza za pośrednictwem mediów społecznościowych, strony internetowej, wiadomości SMS lub w inny sposób.

4. Integracja z innymi kalendarzami

Podczas tworzenia konta Calendly możesz zintegrować inne kalendarze lub później dołączyć je do swojego konta. Dostęp do innych kalendarzy jest łatwy dzięki opcji “Połączenie kalendarzy”. Po dodaniu innego kalendarza, dane z niego zostaną automatycznie zsynchronizowane. Możesz również w prosty sposób usunąć dowolne kalendarze.

5. Automatyzacja

Calendly oferuje bezproblemową integrację z ponad 1500 aplikacjami. Niektóre integracje, takie jak Zapier, pozwalają zautomatyzować przepływ pracy, a inne umożliwiają importowanie list kontaktów z CRM.

Oceniamy Calendly

Żadne oprogramowanie nie jest idealne, także Calendly ma zarówno swoje mocne, jak i słabe strony. Posiada wiele przydatnych funkcji, ale jak każde inne oprogramowanie, ma również pewne wady, które opóźnią podjęcie decyzji.

Co nam się podoba?

• Sprawia, że ustawienie harmonogramu to pestka
  Calendly wyświetla nazwy i harmonogramy wszystkich zaproszonych członków. To pozwala ustalać spotkania, sprawdzając ich harmonogramy tak, aby nie trzeba było się cofać i odwoływać lub zmieniać terminów spotkań z powodu konfliktu harmonogramów. Mówiąc prościej, informuje, kto może uczestniczyć w spotkaniach z wyprzedzeniem.
• Planuj według dostępności
  Nie ma sensu planować spotkanie, jeśli druga osoba nie jest dostępna. Calendly pozwala zaproszonemu członkowi zobaczyć harmonogram osoby zapraszającej i wybrać czas spotkania, który pasuje do jego dostępności. Koniec z telefonami czy bezpośrednią komunikacją w celu wybrania terminu spotkania.
• Łączenie z innymi kalendarzami
  Calendly działa sprawnie z innymi kalendarzami. Jeśli masz zaplanowane spotkanie w innym kalendarzu, Calendly zanotuje je i zapewni, że go nie przegapisz.

Co nam się nie podoba?

• Brak jednoznacznej informacji na temat reakcji użytkowników
  Calendly nie pokazuje, ilu użytkowników kliknęło na link zaplanuj spotkanie, ale nie dało potwierdzenia. To pozostawia wiele miejsca na niepewność, ponieważ myślisz, że druga osoba nie widziała jeszcze linku, podczas gdy w rzeczywistości może go otworzyła, ale nie potwierdziła.
• Sporadyczne awarie
  Aplikacja działa powoli i czasem ulega zawieszeniu. Błędy mogą powodować pewne frustracje, gdy jesteś w trakcie planowania ważnego spotkania.

Ocena końcowa

Kiedy musisz się zająć w biurze tak wieloma sprawami, planowanie spotkań przez telefon może zaburzyć przepływ pracy i obniżyć wydajność. Calendly to proste, ale potężne narzędzie do automatycznego planowania, które ułatwia łączenie się z innymi do współpracy. To daje każdemu użytkownikowi możliwość elastyczności dostosowania się do harmonogramów innych i utrzymania produktywności na wysokim poziomie.