Najlepsze oprogramowanie do monitorowania czasu odpowiedzi na e-maile

Łatwo stracić kontrolę nad tym, na które wiadomości już odpowiedziałeś i ile czasu zajmuje Ci udzielenie odpowiedzi. Właśnie tutaj swoje zastosowanie pokazuje oprogramowanie do śledzenia e-maili.
Dzięki niemu możesz z łatwością zidentyfikować wzorce w komunikacji, takie jak to, jak szybko odpowiadasz, gdzie pojawiają się opóźnienia oraz które ważne wiadomości mogą Ci „uciekać”. Przy 77% klientów oczekujących natychmiastowej odpowiedzi, narzędzia tego typu są ważniejsze niż kiedykolwiek.

W tym poradniku przedstawię Ci 11 niezawodnych i przyjaznych w obsłudze narzędzi do śledzenia e-maili, które możesz wypróbować.

11 najlepszych narzędzi do śledzenia e-maili, aby monitorować czas odpowiedzi

Idealne rozwiązanie do śledzenia e-maili powinno być łatwe w użyciu, bezpieczne, niezawodne i zgodne z przepisami. Powinno też zachowywać równowagę między przystępną ceną a kluczowymi funkcjami śledzenia i analityką danych.
Poniższe 11 narzędzi oferuje to wszystko, a nawet więcej.

1. timetoreply

Narzędzie timetoreply pomaga zobaczyć, jak szybko Twój zespół odpowiada na e-maile. To oprogramowanie do śledzenia e-maili łączy się z istniejącą skrzynką odbiorczą i dostarcza dane w czasie rzeczywistym o czasach odpowiedzi dla każdego członka zespołu.

Na dashboardzie możesz zobaczyć, kto realizuje swoje cele, a gdzie pojawiają się opóźnienia. Możesz ustawiać alerty, aby wychwytywać problemy z SLA na wczesnym etapie i śledzić długoterminowe trendy za pomocą zaplanowanych raportów.

Co więcej, narzędzie ma rankingi (leaderboardy), które angażują wszystkich i motywują do szybszych odpowiedzi.

Cennik: zaczyna się od 25 USD za użytkownika miesięcznie; to proste narzędzie do poprawy responsywności e-mailowej.

2. Email Analytics

Email Analytics pokazuje, ile wiadomości wysyłasz i odbierasz, w jakich godzinach masz największy ruch oraz ile czasu Twój zespół potrzebuje na odpowiedź.

Możesz kliknąć dowolną metrykę, aby zobaczyć konkretne e-maile, które się na nią składają, oraz porównać nawyki odpowiadania między nadawcami lub członkami zespołu.

Wbudowana analiza sentymentu oparta na AI podkreśla ton rozmów, pomagając zrozumieć, które interakcje są dobrze odbierane, a które wymagają więcej uwagi.

Dodatkowo, alerty SLA w czasie rzeczywistym pomagają wyprzedzać potencjalnie pominięte odpowiedzi.

Cennik: zaczyna się od 19 USD za skrzynkę pocztową miesięcznie.

3. Boomerang for Gmail

To oprogramowanie do śledzenia e-maili działa bezproblemowo w ramach Gmaila.

Jego wyróżniającą się funkcją jest wbudowane planowanie wysyłki, które sprawia, że zarządzanie follow-upami jest bezwysiłkowe. Zapobiega również temu, by cokolwiek „wypadło z obiegu”.

Możesz ustawiać przypomnienia dla wiadomości, na które nie odpowiedziałeś, a nawet automatycznie je ponownie wysyłać, jeśli zajdzie taka potrzeba. Narzędzie inteligentnie wykrywa przychodzące odpowiedzi, aby anulować zbędne przypomnienia.

Cennik: Boomerang oferuje 30-dniowy darmowy plan, a płatne poziomy zaczynają się od 4,98 USD miesięcznie.

4. Hiver

Hiver zmienia Twoją skrzynkę Gmail w współdzielony helpdesk. Śledzi metryki takie jak czas pierwszej odpowiedzi, średni czas odpowiedzi i czas rozwiązania sprawy, abyś mógł zobaczyć, jak szybko zespół odpowiada na e-maile.

Wbudowana analityka sprawia, że łatwo jest mierzyć wydajność i wykrywać opóźnienia, zanim odbiją się na klientach. Możesz korzystać ze współdzielonych szkiców, szablonów i automatycznych przypisań, aby praca zespołowa była łatwa i dobrze zorganizowana.

Dodatkowo, AI Copilot pomaga pisać szybkie i trafne odpowiedzi, oszczędzając czas przy każdej rozmowie.

Cennik: dostępny jest darmowy plan „na zawsze”, a płatne poziomy zaczynają się od 24 USD za użytkownika miesięcznie.

5. Zendesk

Zendesk to oprogramowanie do śledzenia e-maili, które pomaga zespołom mierzyć, jak szybko agenci odpowiadają na wiadomości klientów.

Zendesk zamienia każdy przychodzący e-mail w zgłoszenie (ticket) i śledzi czas do pierwszej odpowiedzi agenta. Monitoruje również SLA, co ułatwia sprawdzenie, czy zespół realizuje założone cele czasów reakcji.

Możesz przeglądać te metryki w czasie rzeczywistym za pomocą Zendesk Explore lub pobierać szczegółowe dane poprzez API.

Raporty pokazują wydajność zarówno w ujęciu kalendarzowym, jak i w godzinach pracy, dzięki czemu widzisz, jak efektywnie działa Twój zespół.

Cennik: plany zaczynają się od 25 USD za użytkownika miesięcznie.

Wskazówka: zautomatyzuj kampanie e-mail marketingu dla swojego biznesu SaaS za pomocą Moosend, aby zwiększyć efekty dzięki usprawnieniu działań, śledzeniu i analizowaniu kampanii.

6. Keeping

Keeping integruje się bezpośrednio z Gmailem, więc możesz śledzić czasy odpowiedzi bez zmiany narzędzi. Pokazuje, kto obsługuje daną wiadomość, kiedy wychodzą odpowiedzi i które e-maile wciąż wymagają uwagi. Dashboard aktualizuje się w czasie rzeczywistym, pomagając uniknąć opóźnień.

Możesz również zobaczyć rozkład obciążenia pracą i szybko wychwycić wąskie gardła. Raporty pokazują czas pierwszej odpowiedzi, średni czas rozwiązania oraz to, jak szybko agenci zamykają zadania.

Dzięki śledzeniu SLA i automatycznym przypomnieniom to oprogramowanie do śledzenia e-maili pomaga wysyłać terminowe, spójne odpowiedzi.

Cennik: plany zaczynają się od 14 USD za użytkownika miesięcznie.

7. Email Meter

Email Meter pokazuje, jak szybko Twój zespół odpowiada na e-maile w Gmailu i Microsoft 365. Śledzi czasy odpowiedzi na poziomie indywidualnym i zespołowym, dzięki czemu dokładnie widzisz, gdzie wydajność spada.

Możesz dostosowywać dashboardy lub planować automatyczne raporty, które co tydzień podsumowują kluczowe metryki.

System oznacza wolne odpowiedzi, monitoruje SLA oraz wyróżnia godziny szczytu, aby pomóc lepiej zarządzać obciążeniem. Wszystko aktualizuje się w czasie rzeczywistym, co pozwala zespołowi na bieżąco pilnować wyników.

Cennik: dostępny jest darmowy plan, a płatne opcje zaczynają się od 19 USD za użytkownika miesięcznie.

8. Front

Front centralizuje e-maile, SMS-y i wiadomości z mediów społecznościowych w jednym miejscu, jednocześnie śledząc, jak szybko Twój zespół odpowiada. Automatycznie kieruje nowe wiadomości do właściwej osoby, co pomaga odpowiadać szybciej i utrzymywać porządek.

Możesz przeglądać na żywo metryki czasów odpowiedzi, porównywać wydajność agentów i używać narzędzi automatyzacji do obsługi rutynowej komunikacji. To oprogramowanie do śledzenia e-maili ma narzędzia AI analizujące ton rozmowy i jej efektywność, dostarczając informacji zwrotnych bez dodatkowej pracy.

Idealnie sprawdza się w zespołach obsługujących wiadomości klientów w wielu kanałach.

Cennik: plany zaczynają się od 35 USD za stanowisko (seat) miesięcznie.

9. Help Scout

Help Scout ułatwia śledzenie czasów odpowiedzi zespołu na e-maile klientów. Zamienia wiadomości w zgłoszenia i mierzy czas od ich utworzenia do pierwszej odpowiedzi. Wszystkie dane prezentuje w jednym, prostym w obsłudze panelu.

Raporty pokazują czasy odpowiedzi poszczególnych osób i zespołów oraz trendy w obciążeniu pracą. Platforma śledzi SLA i wysyła alerty, gdy cele czasów reakcji nie są spełnione. To oprogramowanie do śledzenia e-maili integruje się także z narzędziami takimi jak Salesforce i Jira, zapewniając szerszą widoczność.

Help Scout zamienia śledzenie czasów odpowiedzi w praktyczne wnioski, na których zespół może od razu działać.

Cennik: zaczyna się od 50 USD miesięcznie.

10. Trengo

Trengo łączy e-mail, czat i komunikację w mediach społecznościowych w jednej współdzielonej skrzynce, która śledzi, jak szybko Twój zespół odpowiada. Możesz widzieć czasy odpowiedzi i postęp rozmów bez zmiany narzędzi.

To oprogramowanie do śledzenia e-maili monitoruje czas pierwszej odpowiedzi i prędkość rozwiązania spraw w czasie rzeczywistym, pozwalając wychwytywać opóźnienia i natychmiast przekierowywać zgłoszenia. Trengo wykorzystuje AI do automatycznego kategoryzowania i priorytetyzowania nowych wiadomości, dzięki czemu szybciej odpowiadasz na pilne sprawy.

Dodatkowo, szczegółowa analityka pokazuje godziny największego obciążenia i to, jak realizujesz cele SLA.

Cennik: plany zaczynają się od 408 USD miesięcznie, ale w zamian otrzymujesz rozbudowaną automatyzację i głęboką analitykę wielokanałową.

11. Drag

Drag zamienia Gmail w współdzieloną skrzynkę, która wizualnie śledzi, ile czasu zajmuje Twojemu zespołowi odpowiedź na każdą wiadomość. Pokazuje, kiedy e-maile są wysyłane, i mierzy czas pierwszej oraz średniej odpowiedzi dla każdego agenta, dzięki czemu jasno widzisz, jak szybko reaguje zespół.

Dzięki tablicom kanban aktualizowanym w czasie rzeczywistym łatwo zauważysz oczekujące e-maile, szybko przekażesz zadania i zapobiegniesz opóźnieniom. Narzędzia automatyzacji obsługują follow-upy i przypomnienia, więc wiadomości nie piętrzą się nawet w najbardziej zajętych okresach.

Możesz filtrować raporty po tagu, projekcie lub kliencie, aby wychwycić trendy w szybkości odpowiedzi i efektywności zespołu.

Cennik: zaczyna się od 12 USD za użytkownika miesięcznie.

Podsumowanie

Odpowiednio dobrane oprogramowanie do śledzenia e-maili sprawia, że łatwo jest zobaczyć, jak szybko odpowiadasz i gdzie możesz się poprawić. Widziałam, jak codzienne e-maile zmieniają się dzięki niemu w użyteczne dane, które realnie pomagają pracować mądrzej. Gdy zaczniesz śledzić czasy odpowiedzi, łatwiej jest wychwycić wolne reakcje i utrzymać konsekwencję.

Dlatego wybierz jedno z narzędzi i sprawdź, jak bardzo możesz przyspieszyć odpowiedzi, gdy masz do dyspozycji właściwe rozwiązanie.

O autorce

Reena Aggarwal – dyrektorka ds. operacji i sprzedaży w Attrock, nastawionej na wyniki agencji digital marketingu. Z ponad 10-letnim doświadczeniem w sprzedaży i operacjach w obszarze e-commerce oraz marketingu internetowego jest prawdziwą ekspertką branżową. Lubi pracę z ludźmi i uważa zasoby ludzkie za najcenniejszy kapitał firmy. W wolnym czasie spędza dużo jakościowego czasu ze swoją niezwykle bystrą, prawie nastoletnią córką, obserwując, jak dorasta w tym cyfrowym, szybkim świecie.