Jak zbudować świetną bazę wiedzy w Notion

Czym jest baza wiedzy i dlaczego jej potrzebujesz?

Zanim przejdziemy do Notion, wyjaśnijmy jedną rzecz zupełnie jasno: baza wiedzy to po prostu jedno zaufane miejsce, w którym „mieszka” informacja.

Odpowiada na pytania takie jak:

• Gdzie to znajdę?
• Kto jest za to odpowiedzialny?
• Czy to jest najnowsza wersja?
• W jaki sposób można to zrobić?

Dobra baza wiedzy:

• Eliminuje zamieszanie
• Oszczędza czas
• Pomaga nowym osobom szybko się wdrożyć
• Zapobiega powtarzaniu tych samych pytań

Notion jest bardzo dobrym narzędziem, ponieważ:

• Jest dostępne
• Jest łatwe w użyciu
• Możesz zmienić wszystko w dowolnym momencie.
• Sprawdzi się dla osób indywidualnych, zespołów i firm.
• Nie są wymagane umiejętności techniczne

W tym artykule zostanie pokazane, jak możesz stworzyć czystą, prostą i funkcjonalną bazę wiedzy w aktualnej wersji Notion.

Krok 1: skonfiguruj dedykowany workspace dla bazy wiedzy

Na czym polega ten krok

Twoja baza wiedzy powinna mieć swój „dom” w jednym miejscu. Nie powinna mieszać się z prywatnymi stronami, testami ani stronami tymczasowymi. Gdy wszystko jest w jednym miejscu, zespołowi łatwo jest wiedzieć, gdzie szukać właściwych rzeczy — czyli oficjalnych informacji.

Co zrobić

Otwórz Notion. Spójrz na lewy pasek boczny. Kliknij „Add a page” lub „+ New page”. Nazwij stronę w jasny sposób, np. „Company Knowledge Base”, „Team Knowledge Hub” lub „Product Documentation”. Na razie nie przejmuj się idealnym tytułem. Nazwę strony możesz zmienić później.

Dlaczego to ma znaczenie

„To będzie centralny punkt, do którego będzie kierowana cała wiedza — jak wejście do domu.”

Krok 2: zdecyduj, jakie informacje znajdą się w bazie wiedzy

Na czym polega ten krok

Zanim zaczniesz tworzyć strony w Notion, potrzebujesz zrozumieć, jaki typ danych ma zawierać Twoja baza wiedzy. Ten krok dotyczy wyznaczenia granic. Baza wiedzy nie powinna być wszechogarniającym repozytorium danych. Powinna zawierać tylko informacje, do których będzie się wracać wielokrotnie.

Typowe sekcje bazy wiedzy

Zazwyczaj dobrze uporządkowane bazy wiedzy zawierają sekcje dotyczące takich obszarów jak polityki firmowe, procesy biznesowe/SOP, poradniki typu how-to, FAQ, produkty lub usługi, a także wewnętrzne narzędzia lub instrukcje dostępu. To są kategorie informacji, które zespoły często chcą szybko sprawdzić.

Co zrobić

Zacznij od pustej strony w Notion albo nawet czystej kartki — po prostu wypisz podstawowe nagłówki kategorii, takie jak „HR Policies”, „Sales Playbook”, „Support Guides”, „Product Docs” i „Internal Tools”. Nic więcej. Tylko to. Koniec.

Dlaczego to ma znaczenie

Pominięcie tego kroku tworzy później zamieszanie. Po drugie, planowanie przed wszystkim innym pomaga utrzymać bazę wiedzy w porządku.

Krok 3: stwórz przejrzysty układ strony głównej

Co zrobić

Otwórz stronę główną swojej bazy wiedzy. Na samej górze wpisz krótkie, ale mocne zdanie, np. „To jest nasze jedno źródło prawdy. Wszystkie oficjalne informacje znajdują się tutaj.” Naciśnij Enter dwa razy. Wpisz /divider, aby dodać linię oddzielającą. Naciśnij Enter. Użyj /heading 2, aby oznaczyć sekcje. Używaj nazw łatwych do zrozumienia, takich jak HR & People, Processes & SOPs, Product Knowledge lub Tools & Access.

Dlaczego to ma znaczenie

„Gdy system jest przejrzysty, użytkownicy zrozumieją, gdzie wejść, w kilka sekund — zamiast zgadywać lub przeszukiwać.”

Krok 4: utwórz osobną stronę dla każdej głównej kategorii

Na czym polega ten krok

Każda główna kategoria w Twojej bazie wiedzy powinna mieć własną, dedykowaną stronę. W ten sposób wyraźnie rozdzielasz informacje i unikasz mieszania niepowiązanych tematów na jednej stronie. Każda kategoria staje się „pojemnikiem”, który przechowuje wyłącznie informacje do niej należące.

Co zrobić

Przejdź do strony głównej bazy wiedzy i ustaw kursor pod nagłówkiem sekcji, np. HR & People. Wpisz /page i naciśnij Enter. Nadaj stronie tę samą nazwę co nagłówek, np. „HR & People”. Gdy strona zostanie utworzona, kliknij ją, aby otworzyć. Powtórz te same kroki dla każdej głównej kategorii, którą wcześniej wypisałeś.

Dlaczego to ma znaczenie

Gdy każda kategoria ma własną stronę, informacje pozostają uporządkowane i przewidywalne. Ludzie mogą szybko znaleźć to, czego potrzebują, bez przewijania niepowiązanych treści i bez dezorientacji.

Krok 5: używaj baz danych do uporządkowanych informacji

Co obejmuje ten krok

Nie cała wiedza powinna być prezentowana w formie statycznych stron. Część informacji wymaga organizacji, która umożliwia wyszukiwanie, filtrowanie i sprawną obsługę. Często dotyczy to odwołań do często używanych elementów, takich jak SOP, instrukcje czy FAQ. W takich przypadkach baza danych jest lepszym rozwiązaniem niż pojedyncza strona.

Co zrobić

Otwórz stronę odpowiadającą danej kategorii, np. stronę wpisów Processes & SOPs. Wpisz /table, a następnie wybierz Table – Full Page. Po utworzeniu bazy danych dodaj przydatne kolumny. Zachowaj kolumnę Title i dodaj kolumny: Category (Select), Owner (Person), Date oraz Status z wartościami takimi jak Draft lub Approved.

Dlaczego to ma znaczenie

Użycie bazy danych utrzymuje informacje w porządku i zwiększa ich dokładność. Możesz filtrować po kategoriach, sortować po datach i zapewnić spójność każdego wpisu.

Krok 6: utwórz standardowy szablon dla artykułów w bazie wiedzy

Na czym polega ten krok

Baza wiedzy działa najlepiej, gdy każdy artykuł ma tę samą strukturę. Gdy strony wyglądają spójnie, czytelnicy nie muszą domyślać się, jak napisano dany dokument. Mogą skupić się na treści, a nie na formacie.

Co zrobić

Otwórz utworzoną bazę danych, np. bibliotekę SOP lub How-to. Kliknij „New”, a następnie wybierz „+ New template”. W środku szablonu dodaj czytelne sekcje przy użyciu prostych nagłówków. Uwzględnij obszary takie jak Purpose, Who should read this, Step-by-step instructions, Notes or Warnings oraz Last reviewed date. Układ utrzymuj w czystości i unikaj ozdobnego formatowania. Wystarczą proste nagłówki.

Dlaczego to ma znaczenie

Spójność buduje zaufanie. Gdy ludzie za każdym razem widzą tę samą strukturę, wiedzą, gdzie szukać informacji, i szybciej rozumieją treść — bez niepotrzebnego zamieszania.

Krok 7: pisz treści w bardzo prosty sposób

Na czym polega ten krok

Skuteczna baza wiedzy powinna być pisana z myślą o osobie, która dopiero się uczy, a nie o kimś, kto już wszystko wie. Zawsze zakładaj, że czytelnik jest nowy, niepewny lub czyta w pośpiechu. Prosty język pomaga nam wszystkim lepiej rozumieć.

Jak pisać każde zdanie

Używaj prostych i jasnych stwierdzeń. Najlepiej jedna myśl na akapit. Nie używaj terminów technicznych, chyba że są absolutnie niezbędne, a jeśli już ich używasz — zdefiniuj je w miejscu użycia. Powiedz czytelnikowi, co ma zrobić i dlaczego to trzeba zrobić. Tam, gdzie to możliwe, rozbij instrukcje na kroki — na przykład zamiast „Authenticate with SSO” napisz „Kliknij login i zaloguj się firmowym adresem e-mail oraz hasłem”.

Dlaczego to ma znaczenie

Wiele osób może być nowymi pracownikami, osobami nietechnicznymi albo ludźmi działającymi pod presją, którzy potrzebują szybkich rozwiązań. Proste pisanie usuwa nieporozumienia i oszczędza czas.

Krok 8: używaj toggle do długich treści

Na czym polega ten krok

Długie strony mogą przytłaczać, szczególnie gdy ktoś szuka jednej konkretnej odpowiedzi. Zbyt dużo treści widocznej naraz utrudnia koncentrację. Toggle pozwalają ukryć szczegóły, dopóki nie są rzeczywiście potrzebne, dzięki czemu strona pozostaje czysta i łatwa do „przeskanowania”.

Co zrobić

Otwórz stronę, na której treść wydaje się zbyt długa. Wpisz /toggle i naciśnij Enter. Nadaj toggle czytelny tytuł, np. „Step-by-step process” lub „Detailed instructions”. Umieść wszystkie szczegółowe kroki i wyjaśnienia wewnątrz toggle. Możesz dodać w środku tekst, listy, a nawet obrazy.

Dlaczego to ma znaczenie

Toggle oddają kontrolę w ręce czytelnika. Może rozwinąć tylko te fragmenty, których potrzebuje, i pominąć resztę, co sprawia, że baza wiedzy jest szybsza i wygodniejsza w użyciu.

Krok 9: dodawaj linki wewnętrzne między stronami

Na czym polega ten krok

Baza wiedzy nie powinna sprawiać wrażenia zbioru niepowiązanych stron. Często informacje łączą się ze sobą, a zbudowanie tych relacji jest proste. Linkowanie wewnętrzne sprawia, że cały zasób jest spójny i prowadzi użytkownika do właściwego miejsca bez konieczności dublowania treści.

Co zrobić

Podczas edycji dowolnej strony po prostu wpisz @ i zacznij pisać nazwę innej strony. Notion podpowie powiązane strony. Wybierz właściwą, aby utworzyć link. Na przykład możesz użyć zdania: „Refer to @Leave Policy for more details.” Nazwa strony automatycznie stanie się klikalna.

Dlaczego to ma znaczenie

Linkowanie wewnętrzne pomaga unikać duplikacji i utrzymuje bazę wiedzy w czystości. Gdy informacja zostanie zaktualizowana, zmiana jest wprowadzana w jednym miejscu, a wszystkie strony odwołujące się do niej pozostają aktualne i spójne.

Krok 10: używaj ikon i okładek

Na czym polega ten krok

Ikony i okładki mogą ułatwić „skanowanie” bazy wiedzy i sprawić, że będzie przyjemniejsza w odbiorze. Pamiętaj jednak: ikony i okładki powinny wzmacniać bazę wiedzy, a nie odciągać od niej uwagę. To lekcja tego, jak utrzymać estetykę w ryzach i pod kontrolą.

Co zrobić

Dodaj prostą ikonę do każdej głównej strony, aby była czytelna w pasku bocznym. Jeśli używasz okładek, ogranicz je do prostych kolorów lub bardzo subtelnych obrazów. Nie dodawaj grafik, które są tylko „dla ładnego wyglądu” i nie wnoszą znaczenia.

Dlaczego to ma znaczenie

Zbyt dużo grafiki odciąga uwagę od przekazywanych informacji. Czysty i prosty układ sprawia, że uwaga pozostaje skupiona na treści oraz ułatwia znalezienie i zrozumienie potrzebnych informacji dzięki delikatnym wskazówkom wizualnym.

Krok 11: ustaw właściwy dostęp i uprawnienia

Na czym polega ten krok

Baza wiedzy powinna być łatwo dostępna, ale zarazem starannie kontrolowana. Nie każdy musi mieć możliwość zmieniania treści. Ten krok dotyczy ochrony informacji przy jednoczesnym zapewnieniu dostępu właściwym osobom.

Co zrobić

Otwórz stronę lub bazę danych i kliknij przycisk Share. Wybierz odpowiedni poziom uprawnień dla każdego użytkownika lub grupy. Możesz zezwolić na View only, Comment lub Edit. Ustawienia te możesz stosować na poziomie strony lub bezpośrednio dla bazy danych — zależnie od tego, jak dużej kontroli potrzebujesz.

Typowa konfiguracja

W większości przypadków wszyscy członkowie zespołu powinni mieć dostęp View, aby mogli czytać informacje. Uprawnienia do edycji powinny być ograniczone do właścicieli treści lub administratorów, aby uniknąć przypadkowych zmian i utrzymać dane w poprawności.

Krok 12: stwórz prostą sekcję nawigacji

Na czym polega ten krok

Ludzie zwykle przychodzą do bazy wiedzy, bo chcą szybko znaleźć odpowiedź. Prosta sekcja nawigacji pomaga im dotrzeć do właściwego miejsca bez przewijania i bez wyszukiwania. Ten krok koncentruje się na tym, by poruszanie się po bazie było szybkie i bezwysiłkowe.

Co zrobić

Przejdź na górę strony głównej bazy wiedzy. Dodaj bezpośrednie linki do najważniejszych stron, takich jak polityki, SOP lub FAQ. Możesz zaprezentować te linki jako krótką listę punktowaną lub proste przyciski. Utrzymuj listę krótką i skupioną na tym, czego ludzie używają najczęściej.

Przykłady

• HR Policies
• SOP Library
• FAQs

Dlaczego to ma znaczenie

Jasna nawigacja oszczędza czas i zmniejsza frustrację. Gdy użytkownicy mogą dotrzeć do kluczowych sekcji jednym kliknięciem, chętniej będą korzystać z bazy wiedzy regularnie.

Krok 13: utrzymuj informacje w aktualności

Na czym polega ten krok

Posiadanie bazy wiedzy ma sens tylko wtedy, gdy informacje w niej są poprawne i prawdziwe. Nieaktualne i błędne treści dezorientują ludzi i mogą prowadzić ich do podejmowania złych decyzji. W wielu przypadkach nieaktualna informacja jest bardziej szkodliwa niż brak informacji.

Co zrobić

Dla każdej kluczowej strony lub artykułu dodaj datę „Last updated”, aby przypominać czytelnikom, jak świeża jest informacja. Wyznacz osobę odpowiedzialną za utrzymanie poprawności tej treści. Ustal rytm przeglądu, na przykład co miesiąc, aby upewnić się, że informacja pozostaje zgodna z rzeczywistością.

Dlaczego to jest ważne

Regularne aktualizacje budują zaufanie użytkowników. Gdy użytkownicy widzą, że treści są przeglądane i „posiadane” przez konkretną osobę, czują się pewniej, korzystając z bazy wiedzy.

Krok 14: zachęcaj do korzystania i zbieraj feedback

Na czym polega ten krok

Baza wiedzy nie ma wartości, jeśli tylko istnieje, a nikt z niej nie korzysta. Ten krok dotyczy włączenia bazy wiedzy do codziennej pracy i zachęcania ludzi do interakcji z nią.

Co zrobić

Udostępnij zespołowi link do bazy wiedzy i jasno wyjaśnij, że to główne miejsce na oficjalne informacje. Poproś użytkowników o feedback, gdy coś jest niejasne, nieaktualne lub brakuje jakiejś treści. Zwracaj uwagę na to, jak ludzie faktycznie korzystają z treści i które strony odwiedzają najczęściej.

Dlaczego to ma znaczenie

Rzeczywiste użycie pokazuje, co działa, a co nie. Feedback pomaga z czasem ulepszać strukturę i treści, dzięki czemu baza wiedzy staje się bardziej użyteczna, niezawodna i godna zaufania dla wszystkich.

Końcowe przemyślenia: co sprawia, że baza wiedzy jest naprawdę świetna

Naprawdę świetna baza wiedzy nie polega na designie, narzędziach ani „fajnych” funkcjach — choć to właśnie one czasem najbardziej rzucają się w oczy firmom i zespołom, gdy mówią o projekcie lub narzędziu, które lubią i chcą wykorzystywać w pracy. Świetne bazy wiedzy polegają na jasności i użyteczności. Najlepsze są po prostu proste, zgodne z prawdą, łatwe do aktualizacji i łatwe do zaufania. Kluczowe jest to, aby ludzie mogli polegać na tym, co czytają — że jest to prawdziwe i aktualne.

Notion jest platformą, a od Ciebie w pełni zależy jakość bazy wiedzy, którą w nim zbudujesz. Twoim zadaniem jest teraz utrzymać przejrzystość i aktualność oraz pisać z myślą o realnych odbiorcach, którzy szukają odpowiedzi szybko.

Nie dąż do perfekcji. Ważne jest bycie użytecznym. Jeśli informacje są łatwo dostępne i łatwe do zrozumienia, ludzie będą z nich korzystać.

Jeśli będziesz trzymać się tych kroków, zbudujesz zasób wiedzy, na którym ludzie będą polegać — taki, który oszczędza czas każdego dnia i będzie się stale rozwijał, tak jak zmieniają się ludzie i wiedza.

O autorce

Anna Malik – cyfrowa nomadka, entuzjastka wszystkiego, co online i w chmurze, maniaczka produktywności. Podróżuje po świecie, recenzując aplikacje webowe i inne zasoby dla ludzi internetu na potrzeby naszego bloga.